line

ZSU

karmy

bezviz

zbir2

Ukrainian English French German Italian Russian

Положення про архівний відділ

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження голови

районної державної адміністрації

01.08.2017 № 576

 

П О Л О Ж Е Н Н Я

 

ПРО АРХІВНИЙ ВІДДІЛ БАЛАКЛІЙСЬКОЇ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

(нова редакція)

                                                     

1. АРХІВНИЙ ВІДДІЛ БАЛАКЛІЙСЬКОЇ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ (далі - відділ) є структурним підрозділом Балаклійської районної державної адміністрації, входить до її складу і в межах Балаклійського району забезпечує виконання покладених на відділ завдань.

          Відділ підпорядкований голові районної державної адміністрації, а також підзвітний і підконтрольний Державному архіву Харківської області.

           

2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України та Державної архівної служби України, розпорядженнями голів обласної та районної державних адміністрацій, наказами директора Державного архіву Харківської області, рішеннями обласної та районної рад, Регламентом Балаклійської районної державної адміністрації , а також цим Положенням.

3. Діяльність відділу не спрямована на отримання прибутку, відділ є неприбутковою організацією.

4. Основні завдання відділу є:

           забезпечення реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства на території Балаклійського району ;

координація діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, зокрема приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (приватні архіви), у питаннях архівної справи і діловодства;

внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, забезпечення зберігання та використання відомостей, що в них містяться;

здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

5. Відділ відповідно до визначених повноважень виконує такі функції:

1) організовує виконання Конституції і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів   України, наказів Міністерства юстиції України та Укрдержархіву та здійснює контроль за їх реалізацією;            

2) здійснює державний контроль за дотриманням підприємствами, установами та організаціями правил, норм, стандартів у межах визначених повноважень;

3) аналізує стан та тенденції соціально-економічного і культурного розвитку у сфері архівної справи і діловодства на території Балаклійського району та вживає заходів щодо усунення недоліків;

           4) складає і за погодженням з Державним архівом області подає для затвердження в установленому порядку проекти державних цільових програм, плани розвитку архівної справи в районі та забезпечує їх виконання;

             5) забезпечує зберігання, облік і охорону:

         документів Національного архівного фонду, переданих відділу органами державної влади, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форм власності та об'єднаннями громадян, які діють (діяли) на території району;

             документів особового походження;

фотодокументів та аудіовізуальних документів, що мають значення для вивчення історії району;

друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

             облікових документів і довідкового апарату до них;

           6)організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

         7) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівів на підприємствах, установах, організаціях району незалежно від форми власності та підпорядкування;

           8) інформує державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких не відомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

           9) веде облік юридичних осіб та фізичних осіб –джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу районної державної адміністрації, на підставі затверджених списків;

           10) подає на затвердження Державному архіву Харківської області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування відділу;

          11) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій району незалежно від форми власності, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів;

12) надає консультативно-методичну допомогу в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території району та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву);

            13) веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи державної влади, підприємства, установи та організації району, подає належні відомості про ці документи державному архіву області;

14) передає державному архіву області у визначені ним терміни документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання;

            15) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;

16) розробляє проекти розпоряджень голови районної держадміністрації;

17) готує самостійно або разом з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації інформаційні та аналітичні матеріали для подання голові районної державної адміністрації;

18) забезпечує здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції;

19) розглядає в установленому законодавством порядку звернення громадян;

20) опрацьовує запити і звернення народних депутатів України та депутатів відповідних місцевих рад;

21) забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої він є;

22) інформує населення про стан здійснення визначених законом повноважень;

23) забезпечує в межах своїх повноважень дотримання законодавства з охорони праці та пожежної безпеки;

24) забезпечує у межах своїх повноважень реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом;

25) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ ;

            26) забезпечує в межах своїх повноважень охорону відомостей та збереженість документів, що становлять державну таємницю, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів;

            27) подає до районної державної адміністрації пропозиції щодо створення архівних установ для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території району, та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудовий архів);

28) здійснює інші передбачені законом повноваження.

6.Відділ для здійснення повноважень та виконання завдань, що визначені, має право:

1) одержувати в установленому законодавством порядку від інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

2) залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів районної держадміністрації, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), представників громадських об’єднань (за згодою);

3) вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи відділу у веденні архівної справи та діловодства;

4) скликати в установленому порядку наради, проводити семінари з питань що належать до його компитеннтності;

5) вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

6) отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих що містять інформацію з обмеженим доступом;

7 )проводити планові і позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства управлінь, відділів, секторів районної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, незалежно від форм власності, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

9) порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників відповідальних за відомчі архіви, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

10) брати участь у нарадах з питань зберігання архівних документів та ведення діловодства;

11) користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку та іншими технічними засобами;

12) звертатись до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи.

7. Відділ в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами та організаціями з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на нього завдань та здійснення запланованих заходів;

8. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з займаної посади головою районної державної адміністрації згідно із законодавством про державну службу за погодженням з державним архівом Харківської області в установленому законодавством порядку.

          

           9. Начальник відділу:

1) здійснює керівництво відділом, несе персональну відповідальність за організацію та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці у відділі;

2) подає на затвердження голові районної держадміністрації положення про відділ;

3) затверджує посадові інструкції працівників відділу та розподіляє обов’язки між ними;

4) планує роботу відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи Балаклійської районної державної адміністрації;

5) вживає заходи по удосконаленню організації та підвищення ефективності роботи відділу;

6) звітує перед головою районної державної адмінстрації про виконання покладених на архівний відділ завдань та затверджених планів роботи;

7) утворює експертну комісію для проведення експертизи цінності документів відповідно до вимог законодавства;

8) вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії питань, що належать до компетенції відділу, та розробляє проекти відповідних рішень;

9) може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування;

            10) представляє інтереси відділу у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами районної держадміністрації, іншими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями - за дорученням керівництва районної держадміністрації.

            11) видає в межах своїх повноважень накази, організовує контроль за їх виконанням.

Накази нормативно-правового характеру, які зачіпають права, свободи і законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації в Головному територіальному управлінні юстиції у Харківській області;

            12) подає на затвердження голові районної державної адміністрації проекти кошторису та штатного розпису архівного відділу в межах визначеної чисельності та фонду оплати праці його працівників;

            13) розпоряджається коштами у межах затвердженого головою районної державної адміністрації кошторису відділу;

14) здійснює добір кадрів;

15) сприяє організації роботи з підвищення рівня професійної компетентності державних службовців відділу;

16) призначає на посаду та звільняє з посади у порядку, передбаченому законодавством про державну службу, державних службовців відділу, присвоює їм ранги державних службовців, приймає рішення щодо їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності;

приймає на роботу та звільняє з роботи у порядку, передбаченому законодавством про працю, працівників відділу, які не є державними службовцями, приймає рішення щодо їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності;

17) проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень відділу;

18) забезпечує дотримання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни;

19) здійснює інші повноваження, визначені законом.

10. Накази начальника відділу, що суперечать Конституції та законам України, актам Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, можуть бути скасовані головою районної державної адміністрації.

11. Під час відсутності начальника відділу його обов’язки виконує спеціаліст відділу, у разі відсутності останнього – архіваріус відділу.

12. Відділ утримується за рахунок коштів державного бюджету. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників відділу визначає голова районної державної адміністрації у межах відповідних бюджетних призначень.

13. Штатний розпис та кошторис відділу затверджує голова районної державної адміністрації відповідно до діючого законодавства.

14. Відділ є юридичною особою публічного права, має самостійний баланс, рахунки в органах Казначейства, печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки.

 

Керівник апарату

районної державної адміністрації                                                                        Н.В.Чернолясова